Jeden Tag sammelt sich bei internationalen Unternehmen wie auch bei lokalen Firmen eine beträchtliche Anzahl an Buchhaltungsbelegen an. Wenn diese Firmen diese Datenmengen nicht richtig verwalten können, werden sie im Lauf der Zeit und bei weiterer Anhäufung von Daten nicht mehr in der Lage sein, ihr Nettokapital vollständig zu kontrollieren, wodurch ihre Geschäftstätigkeiten auf unsichtbare Weise Schaden nehmen könnten. Auch wird die langfristige Erhaltung dieser Datenakten zu einem großen Problem werden.

Mit Microtek-Scannern, z. B. ArtixScan DI 2125c and ArtixScan DI 3130c, können Benutzer Tabellen, Diagramme und Formulare auf Papier in elektronische Bilddateien umwandeln. Und zum Vorteil aller Beteiligten können in Kombination mit dem Document Management System (DMS) von Microtek diese Bilddateien in unterschiedliche Dokumentenformate abgefasst und abgeändert werden, z. B. Microsoft Office Word, PDF, TXT usw.

Später können diese Dateien den eigenen Bedürfnissen entsprechend auf geeignete und umfassende Weise verwaltet werden. Auf diese Weise entfallen die von Zeit und Raum gesetzten Grenzen und Benutzer können Informationen zu jeder Zeit und an jedem gewünschten Ort durchsehen und überprüfen.