Normalerweise werden Datenformen erstellt, um den Produktionsstatus jeder einzelnen Produktionslinie zu protokollieren. Die Informationen in jeder Datenform, z. B. Fortschritt, Anteil geeigneter Waren, Maschinenstatus, Status der Arbeiter, ist ziemlich wichtig und entscheidend. Für detaillierte Informationen über jede einzelne Produktionslinie ist es daher erforderlich, diese gewaltigen Mengen an Protokollierungen richtig zu handhaben.

Mit Hilfe von Scannern mit automatischem Blatteinzug (ADF) können diese Daten in Papierform gescannt und elektronisch digitalisiert werden; anschließend lassen sie sich als Bilddateien auf Computern abspeichern. In Kombination mit patentierter Software von Microtek lassen sich auch mehrere Dateien sammeln und in einer einzigen Datei abspeichern. Im Allgemeinen gibt es einen Satz mit Barcodenummern für jede einzelne Datenform; daher können diese Barcodenummern auch als Dateinamen verwendet werden. Durch Verwendung von Microtek-Scannern mit Barcode-Erkennungstechnologie und der speziellen DMS-Software (Document Management System) ist ein Unternehmen nicht nur in der Lage, enorme Mengen an Datenformen bequem zu verwalten, sondern es spart auch Zeit bei der Suche nach Aufzeichnungen auf Papier und reduziert die Fehlerrate bei manuellen Arbeiten.