Cuando se lleva a cabo un proyecto de construcción, suele ser modificado y corregido miles de veces. Por eso, en función de las necesidades del proyecto, se modifica la copia heliográfica del mismo. En el emplazamiento de construcción, si las condiciones ambientales son adversas, el estado de la copia heliográfica de papel puede deteriorarse con facilidad. A fin de conservar estas valiosas y numerosas copias heliográficas durante períodos de tiempo prolongados, y para gestionarlas adecuadamente, es buena idea digitalizarlas en forma de archivos electrónicos y crear un sistema de base de datos con estos últimos.

Si un usuario adquiere un escáner de Microtek como el XT-3300 o el ArtixScan DI 2020, y lo usa junto con el sistema de gestión de archivos patentado de Microtek, puede conservar dichos archivos electrónicos con facilidad. Además, obtendrá diversas ventajas añadidas, como, por ejemplo, facilidad para realizar copias de seguridad y modificaciones de los datos. Mediante una gestión adecuada de la seguridad, el administrador puede asignar, a un departamento o a un individuo, diferentes niveles de autorización para acceder a la base de datos y para revisar las copias heliográficas. Además, la bien categorizada base de datos permite que los usuarios encuentren fácilmente y en un tiempo muy corto las copias heliográficas y la información asociada a las mismas, mejorando así su eficiencia.