Cependant, dans le but de conserver ces dossiers pour une durée infinie, et pour des raisons pratiques de recherche, il est aussi indispensable de les transférer en fichiers numériques et électroniques. Les scanners de Microtek, comme par exemple les modèles XT-3300 et XT-3500, permettent de transférer des documents papier en format numérique rapidement, facilement et précisément. L’utilisation de ces scanners en conjonction avec le système DMS (Document Management System) de Microtek facilite la gestion des comptes utilisateurs, les recherches de données particulières, et la réputation des entreprises.